請求書の自動化の方法4つ、自分で進める手順と頼む判断基準

請求書の自動化でできること、できないこと

請求書の自動化というと、ボタン1つですべてが終わる姿を思い浮かべがちです。けれども実際に仕組みに任せられるのは、「決まった形のくり返し」の部分です。毎月同じ取引先に同じ形で出す、受注や作業の記録から金額を拾う、といった作業は自動にしやすいところです。

反対に、取引ごとに値引きが変わる、作業が終わったかどうかを人が確かめる、といった判断は人に残ります。自動化の目的は人の判断を無くすことではありません。書き写し、計算、送る手間を減らして、金額を確かめる時間を残すことです。

表の上の5つは、元になる記録がそろっていれば仕組みに任せられます。下の2つは、自動化した後も人が受け持つ作業です。どの業務から手をつけるかという全体の考え方は、中小企業のAI業務効率化の始め方にまとめています。

請求書を自動化する4つの方法と違い

請求書を自動化する方法は、使う道具で大きく4つに分かれます。どれが優れているかではなく、取引先の数、毎月の形の変わりやすさ、元の記録がどこにあるかで向き不向きが決まります。

会計ソフトや請求書作成サービスの機能を使う

多くの会計ソフトや請求書作成サービスには、取引先を登録して請求書を作り、PDFやメールで送る機能があります。作った請求書がそのまま売上の記帳につながるものもあり、経理まで含めて手間を減らしたい場合に向いています。

気をつけたいのは、ソフトの決まった形に業務を合わせる必要があることです。明細の書き方や承認の手順が独特な場合は、無料の試用期間などで自社の請求書を実際に何枚か作ってみてから決めてください。料金や機能はサービスごとに違い、変わることもあるので、各サービスの公式サイトで確認します。

表計算のひな形と関数で作る

取引先が少なく、毎月ほぼ同じ内容を出しているなら、表計算ソフトでひな形を作り、取引先の一覧から宛先や単価を関数で引く方法がいちばん手軽です。新しく契約するものがなく、今の道具のまま始められます。

一方で、毎月シートをコピーして書き換える作業は残ります。誰かが数式の入った欄に直接数字を打ち込むと、次の月から計算が合わなくなることもあります。関数での集計や転記の組み方はスプレッドシートの自動化で詳しく説明しています。

スクリプトで作成から送付までつなぐ

Google Apps Script のようなスクリプトを使うと、表の記録から取引先ごとの請求書を作り、PDFにして保存し、メールの下書きを作るところまでを1回の実行でつなげられます。表計算のひな形では残っていた、コピーと書き換えの手間が減ります。

スクリプトには、1日に送れるメールの数などに上限があります(出典: Google for Developers「Quotas for Google Services」)。取引先が多い場合は、上限の値を公式ページで確かめてから組み立ててください。できることの範囲はGoogle Apps Scriptでできることにまとめています。

業務に合わせた仕組みを作る

受注、作業の完了、請求、入金の確認までが1つの流れになっていて、既製のソフトでは合わない場合は、自社に合わせた仕組みを作る選択肢があります。入力する画面を作業の現場に合わせられるので、記録の取りこぼしが減ります。そのぶん作る費用がかかり、作った後も手入れが必要になります。

AIを使えるところ、使わない方がよいところ

ChatGPT のような生成AIは、関数やスクリプトのたたき台を作る、送付メールの文面を整える、といった作業の助けになります。ただし、請求金額の計算そのものをAIの回答に任せるのは避けてください。計算は関数やスクリプトに決まった手順で行わせ、AIは作る側の手伝いに使うのが安全です。使い方の考え方はChatGPTの業務活用にまとめています。

請求書の自動化で崩してはいけないインボイスの記載事項

仕組みで作った請求書も、手で作った請求書と同じ決まりに従います。適格請求書発行事業者(インボイスの登録を受けた事業者)が出す請求書には、次の項目が必要です(出典: 国税庁「インボイス制度 特設サイト」)。

• 請求書を出す事業者の氏名または名称と、登録番号
• 取引の年月日
• 取引の内容(軽減税率の対象があれば、その旨)
• 税率ごとに分けて合計した金額と、適用する税率
• 税率ごとに分けた消費税額
• 請求書を受け取る事業者の氏名または名称

ひな形を作るときは、この項目が欄として最初から入っているかを確かめます。登録番号のように毎回同じものは、ひな形の側に固定しておくと入れ忘れがありません。取引の内容や税率は、元の記録の列から拾うようにしておきます。

送った請求書の控えとデータの保存

適格請求書発行事業者は、出した請求書の写しを保存する必要があります。また、メールやPDFでやり取りした請求書のデータは電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、データのまま保存する決まりがあります。検索できる状態にしておくことや、改ざんを防ぐための措置などの細かい条件は、国税庁の一問一答で確かめてください(出典: 国税庁「電子帳簿保存法一問一答(Q&A)」)。

自動化するときは、PDFを作るのと同時に、決まったフォルダへ取引の年月日・取引先・金額が分かるファイル名で保存する作りにしておくと、後で探すときに困りません。自社の扱いで迷う点があれば、顧問の税理士にひな形を一度見てもらうと安心です。

請求書の自動化を自分で進める手順

自分で進めると決めたら、いきなり関数やスクリプトを書き始めないことが近道です。仕組みづくりの相談を受けていると、止まってしまう原因の多くは道具ではなく、元の記録がばらばらなことにあります。次の順番で進めてください。

1. 今の請求書づくりを、作業ごとに1行ずつ書き出す(例: 作業日報を見る、単価を確かめる、ひな形に入力する、PDFにする、メールで送る、控えを保存する)
2. それぞれの作業にかかっている時間と、間違いが起きやすい作業に印をつける
3. 金額の元になる記録(受注、作業の記録、取引先の一覧)を1つの表にまとめ、列の名前をそろえる
4. インボイスの記載事項がそろったひな形を1つに決める
5. 取引先の数と毎月の形の変わりやすさから、4つの方法のどれで進めるかを決める
6. いちばん形が決まっている取引先1件から自動にしてみる
7. 最初の数回は、手で作った請求書と自動で作った請求書の金額を並べて確かめる
8. 問題がなければ取引先を少しずつ増やし、何をどこで動かしているかを1枚の紙にまとめておく

いちばん手間がかかり、いちばん効果が出やすいのは3番目の、記録を1か所にまとめる作業です。取引先の情報が名刺、メール、表計算のファイルに散らばっていると、どの方法を選んでも途中で止まります。取引先の情報の持ち方は顧客管理をスプレッドシートで行う方法で説明しています。

最初から全部を自動にしない

作成、送付、保存、入金の確認まで、一度に全部をつなげようとすると、どこで間違えたのかが分からなくなります。まずは作成だけ、次に保存、慣れたら送付というように、1つずつ足していく方が結果として早く仕上がります。

請求書の自動化でよくある失敗と防ぎ方

請求書の自動化は、うまく動いているときほど中身を見なくなります。手作業のときには気づけた間違いが、仕組みにしたことで毎月くり返される、ということも起こります。作る段階で防げる失敗を並べます。

中でも気をつけたいのは、送り先の取り違えです。請求書には取引先の金額や取引の内容が書かれているので、別の会社に届くと、それだけで信頼を損ねます。自動で送る機能は、作成と保存が安定して動くのを確かめてから最後に足してください。

自分で自動化するか、頼むかの判断基準

請求書の仕組みは、自分で作っても人に頼んでも作れます。費用だけを比べると自分で作る方が有利に見えますが、作る時間と、壊れたときに直す時間まで含めると見え方が変わります。主な違いは次のとおりです。

下のリストに当てはまるのに無理に自分で作ると、途中で止まって手作業と半端な仕組みが混ざり、かえって手間が増えることがあります。反対に、上のリストに当てはまるなら、まず表計算のひな形から自分で始め、足りなくなったところだけ頼むという順番も十分に成り立ちます。

頼む場合の費用と、相談の前にそろえるもの

仕組みづくりを頼む場合の費用は、ホームページやWebアプリと同じく、作業の量と中身で決まります。つなげる作業の数、元の記録がどれだけ整っているか、画面を新しく作るかどうかで変わります。費用の決まり方と内訳の考え方はWebアプリの開発費用で、見積もりの項目の読み方の基本はホームページ制作の費用相場で説明しています。

費用を抑えたいときは、全部を頼むのではなく範囲を絞る方法があります。記録の整理とひな形づくりは自分で行い、作成から保存までをつなぐところだけを頼む、といった分け方です。前の章の手順の1番目から4番目までを済ませておくと、頼む範囲がはっきりします。

• 今使っている請求書のひな形(取引先名などは消したもの)
• 請求書づくりの作業を書き出したメモ
• 金額の元になる記録の置き場所(どのファイルか、どのソフトか)
• 毎月出している請求書のおおよその枚数と取引先の数
• 今使っている会計ソフトやメールの種類
• 自動にしたい範囲(作成だけか、送付・保存・入金の確認までか)

この6つがそろっていれば、最初の打ち合わせで方法の候補まで話を進められます。ほかの業務でどのように仕組みを取り入れているかは、AI業務効率化の事例も参考になります。

請求書の自動化を始める前に今日できること

自分で進めるにしても頼むにしても、最初にやることは同じです。次の4つを確かめておくと、どちらに進んでも無駄になりません。

4つ目までを確かめると、自動にする前に直した方がよいところが見えてくることがあります。記録が1か所にまとまり、ひな形が整っていれば、表計算の関数だけでも手間はだいぶ減ります。そこから先、送付や保存までつなげるかは、毎月の枚数と使える時間を見て決めてください。

uparia では、小さな会社やお店の請求書づくりなど、毎月くり返す事務作業の自動化を、今の手順の整理から一緒に進めています。進め方と相談の範囲は業務自動化の相談から仕組みづくりまでのAI導入支援にまとめています。まずは比べる材料がほしい場合は、サービス資料をご覧ください。